Projekta apskats: Tirdzniecības un noliktavas automatizācija (ZS Zilūži)

Situācijas analīze

Pieaugot tirdzniecības apjomiem, ZS Zilūži saskārās ar augošiem uzņēmumiem raksturīgu izaicinājumu – manuālie procesi, kas bija piemēroti mazākam darbības mērogam, kļuva par ierobežojošu faktoru. Pārdevēji veltīja ievērojamu laika daļu manuālai dokumentu sagatavošanai un datu ievadei savstarpēji nesaistītās sistēmās. Tas palielināja neprecizitāšu risku un apgrūtināja operatīvu noliktavas atlikumu kontroli.

Papildu sarežģītību radīja dabas resursu nodokļa (DRN) aprēķins par iepakojumu, kas prasīja augstu precizitāti pārdotās un saražotās produkcijas uzskaitē.

Lai risinātu šos izaicinājumus, mēs izstrādājām integrētu tirdzniecības un noliktavas vadības sistēmu.

1. Problēma: Manuāla un kļūdaina pavadzīmju apstrāde

Līdzšinējā kārtība prasīja manuālu datu ievadi, kas pieaugoša pasūtījumu skaita gadījumā radīja cilvēcisko kļūdu risku – nepareizs klients, sajaukta prece vai kļūdains daudzums. Pēc tam šie dati bija manuāli jāpārceļ uz C1 grāmatvedības programmu, dubultojot darba apjomu.

Risinājums: Automatizēta pavadzīmju ģenerēšana un imports

Mēs ieviesām vienotu pārdošanas saskarni, kurā pārdevēji noformē pasūtījumus. Sistēma:

• Ģenerē pavadzīmes: automātiski izveido korektu dokumentu ar visiem nepieciešamajiem rekvizītiem.
• Integrācija ar C1: izrakstītās pavadzīmes tiek eksportētas formātā, kas ir tieši importējams C1 grāmatvedības programmā.

Rezultāts: ievērojami samazināts pavadzīmju izrakstīšanas laiks un novērstas datu ievades kļūdas, ļaujot grāmatvedībai saņemt precīzus datus bez papildu pārbaudes.

2. Problēma: Neskaidri noliktavas atlikumi un DRN aprēķins

Ražošanas dati tika uzskaitīti Google Sheets, bet pārdošana notika citā sistēmā. Tas nozīmēja, ka reāllaikā nebija iespējams redzēt precīzus noliktavas atlikumus. Arī dabas resursu nodokļa (DRN) aprēķins par izlietoto iepakojumu bija sarežģīts un laikietilpīgs process.

Risinājums: Integrēta noliktavas uzskaite

Jaunā sistēma savieno abus datu avotus:

• Ražošana: dati par saražoto produkciju tiek automātiski ielasīti no Google Sheets ražošanas žurnāliem.
• Tirdzniecība: pārdotais apjoms tiek automātiski atskaitīts brīdī, kad tiek izrakstīta pavadzīme.

Tas nodrošina:

• Reāllaika atlikumus: pārdevēji un vadība jebkurā brīdī redz, kas faktiski ir pieejams noliktavā.
• Automātisku DRN uzskaiti: sistēma zina, kāds iepakojums (veids, svars) ir piesaistīts katrai precei, tādējādi automātiski aprēķinot nodokļa objektu par pārdoto apjomu.

3. Problēma: Pārdevēju darba organizācija

Bez vienotas sistēmas pārdevēju darbs bija sadrumstalots, apgrūtinot informācijas apmaiņu un klientu apkalpošanu.

Risinājums: Vienota tirdzniecības platforma

Sistēma kalpo kā centrālais darba rīks visiem pārdevējiem. Tajā ir pieejama:

• Vienota klientu datubāze.
• Aktuālais preču katalogs un cenas.
• Pasūtījumu vēsture.

Tas standartizē pārdošanas procesu un nodrošina, ka visi darbinieki strādā ar aktuālo informāciju.

Kopsavilkums

ZS Zilūži projekts demonstrē, kā dažādu datu avotu (Google Sheets, grāmatvedības programma, tirdzniecības dati) integrācija vienā sistēmā rada pievienoto vērtību.

Galvenie ieguvumi:

• Efektivitāte: samazināts laiks un kļūdu skaits dokumentu noformēšanā un apstrādē.
• Caurskatāmība: pārskatāmi noliktavas atlikumi reāllaikā, kas ļauj labāk plānot ražošanu un pārdošanu.
• Standartizācija: pārdevēju darba organizēšana caur vienotu sistēmu, uzlabojot klientu apkalpošanas kvalitāti.