Projekta apskats: Kad noliktavas sistēma kļūst par risku vadības rīku (SIA "Gaižēni" piemērs)

Situācijas analīze

Lauksaimniecības un ražošanas uzņēmumos bieži sastopama situācija, kad fiziskā noliktavas kārtība nesakrīt ar digitālo (vai papīra) uzskaiti. Ikdienā tas nozīmē, ka darbinieki paļaujas uz atmiņu vai intuīciju, nevis datiem, kas kritiskos brīžos var novest pie dārgām kļūdām.

SIA "Gaižēni" vērsās pie mums ar sākotnējo uzdevumu – izveidot noliktavas uzskaites sistēmu, lai novērstu neskaidrības ar preču atlikumiem. Tomēr, veicot procesu auditu uz vietas, secinājām, ka problēmas sakne nav vienkārša "preču pazušana", bet gan specifisku risku vadība un neefektīva resursu plānošana, ko standarta "Excel" tipa uzskaite nespēj atrisināt.

Identificējām trīs kritiskos blokus, kurus integrējām ERP (Uzņēmuma resursu plānošanas) risinājumā.

1. Problēma: Kritisko iekārtu dīkstāve

Uzņēmumā ir iekārtas, kuru vērtība ir relatīvi zema (piemēram, ventilācijas elektromotors maksā dažus simtus eiro), bet kuru bojājumi var radīt nesamērīgi lielus zaudējumus. Ja karstā vasaras dienā apstājas ventilācija un noliktavā nav rezerves daļas, sekas iestājas stundu laikā.

Esošā problēma nebija tikai preces atrašana, bet gan reakcijas ātrums un garantija, ka rezerves daļa tiešām ir pieejama.

Risinājums: Kritisko iekārtu modulis

Mēs izstrādājām loģiku, kas sasaista ražošanas iekārtu ar noliktavas atlikumu:

• Sasaiste: Katra ražošanas iekārta ir marķēta.
• Operativitāte: Notiekot avārijai, darbinieks noskenē bojāto iekārtu. Sistēma nekavējoties norāda precīzu rezerves daļas lokāciju (noliktava -> plaukts -> kaste).
• Automātiskā papildināšana: Brīdī, kad rezerves daļa tiek izņemta, sistēma pārbauda atlikumu pret noteikto "drošības spilvenu" (minimum quantity). Ja atlikums ir kritisks, tehniskais direktors saņem automātisku brīdinājumu par nepieciešamību veikt pasūtījumu.

Šī pieeja maina fokusu no "ko mēs nopirkām" uz "kas mums ir nepieciešams, lai ražošana neapstātos".

2. Problēma: Veterinārās medicīnas izsekojamība

Otrs izaicinājums bija saistīts ar specifisku nozares regulējumu. Veterināro zāļu aprite prasa precīzu izsekojamību – ne tikai nosaukumu un daudzumu, bet arī partijas numuru (batch number) un derīguma termiņu.

Līdzšinējā manuālā uzskaite uz "lapiņām" radīja divas problēmas:

• Augsti kvalificēti speciālisti (veterinārārsti) tērēja laiku, veicot administratīvu darbu un pārrakstot datus atskaitēs.
• Cilvēciskā faktora dēļ pastāvēja risks kļūdīties partiju numuros, kas ir būtiski likumdošanas ievērošanai.

Risinājums: Veterinārās medicīnas modulis

Izveidojām darba plūsmu, kas pielāgota tieši veterinārārsta ikdienai, nevis grāmatveža vajadzībām:

• Ienākošā plūsma: Zāles tiek reģistrētas sistēmā, fiksējot partiju un derīguma termiņu.
• Izlietojums: Veicot manipulācijas, darbinieks noskenē zāļu iepakojumu un ievada izlietoto daudzumu.
• Atskaites: Sistēma automātiski ģenerē valsts institūcijām nepieciešamās atskaites, grupējot datus pēc partijām.

Papildus ieguvums ir "First-In-First-Out" principa ievērošana un brīdinājumi par derīguma termiņu tuvošanos, kas ļauj optimizēt krājumus.

3. Problēma: Necaurspīdīgas izmaksas un sadrumstaloti iepirkumi

Trešais izaicinājums, ko identificējām, bija kopējā resursu pārvaldība. Bez vienotas sistēmas iepirkumi bieži tika veikti haotiski – reaģējot uz akūtu vajadzību, nevis plānojot. Tas noveda pie situācijām, kad vienas un tās pašas preces tika pirktas nelielos apjomos par augstāku cenu, vai arī veidojās nepamatoti uzkrājumi.

Risinājums: Pilna resursu uzskaite un centralizācija

Ieviešot pilnu uzņēmuma resursu uzskaiti un regulāras inventarizācijas procedūras, uzņēmums ieguva pilnīgu datu caurskatāmību.

• Izmaksu kontrole: Vadība tagad reāllaikā redz, kur un kādi resursi tiek patērēti pa struktūrvienībām.
• Centralizēti iepirkumi: Apkopojot datus par patēriņa tendencēm, uzņēmums pārgāja uz plānveida, centralizētiem iepirkumiem. Tas ļāva veikt liela apjoma pasūtījumus un vienoties ar piegādātājiem par izdevīgākiem nosacījumiem, ievērojami samazinot kopējās izmaksas.

Kopsavilkums

Šis projekts parāda, ka noliktavas pārvaldība nav tikai par preču uzskaiti. Pareizi definējot problēmu, IT sistēma kļūst par instrumentu risku mazināšanai un procesu sakārtošanai.

SIA "Gaižēni" gadījumā galvenie ieguvumi ir izmērāmi:

• Risku vadība: Samazināts dīkstāves risks kritisko iekārtu bojājumu gadījumā.
• Efektivitāte: Administratīvā laika ietaupījums speciālistiem un automatizēta atbilstība likumdošanai.
• Finansiālais ieguvums: Samazinātas izmaksas, pateicoties centralizētiem iepirkumiem un precīzai krājumu kontrolei.