Projekta apskats: Kā automatizācija atbrīvoja 10 stundas nedēļā uzņēmuma vadītājam (KM Forestry piemērs)

Situācijas analīze

Sadarbība ar lieliem valsts uzņēmumiem, piemēram, "Latvijas Valsts meži" (LVM), garantē stabilu darba apjomu, taču nāk komplektā ar stingri reglamentētu birokrātiju. Katrs mežizstrādes projekts (cirsma) ģenerē specifisku dokumentu plūsmu: Mežizstrādes uzdevumi (MU), Tehnoloģiskās kartes (TK), Krautuves lapiņas (KL), Darbu izpildes pārbaudes akti (DIPA) un citi.

Mūsu klients, mežizstrādes uzņēmums "KM Forestry", saskārās ar izaugsmes griestiem. Uzņēmuma vadītājs katru dienu pavadīja aptuveni 2 stundas, veicot mehānisku darbu: verot vaļā e-pastus, lejupielādējot .edoc failus, pārkopējot failus uz pareizajām mapēm un manuāli sekojot līdzi projektu statusiem.

Tas radīja trīs būtiskas problēmas, kuras risinājām, izstrādājot pielāgotu dokumentu vadības sistēmu KM-DOCS.

1. Problēma: "Robota darbs" un cilvēkresursu izšķērdēšana

Process bija manuāls un monotons. Saņemot e-pastu no LVM, vadītājam bija jāatver pielikums, jāidentificē cirsmas kods, jāatrod atbilstošā mape serverī (vai jāizveido jauna) un jāpārsauc fails, lai vēlāk to varētu atrast. Ja dienā ienāk desmitiem dokumentu, šis process "apēd" ievērojamu daļu produktīvā laika.

Turklāt šādu darbu ir grūti deleģēt, jo specifiskā failu kārtošanas sistēma bieži vien ir tikai "vadītāja galvā".

Risinājums: Pilna e-pastu un failu automatizācija

Mēs izveidojām sistēmu, kas darbojas fonā (server-side) un pilnībā pārņem failu loģistiku:

• E-pastu filtrēšana: Sistēma reāllaikā uzrauga ienākošos e-pastus.
• Inteliģenta apstrāde: Tā automātiski "izpako" .edoc failus, nolasa PDF saturu un identificē projekta numuru (cirsmas kodu).
• Failu kārtošana: Dokuments tiek automātiski pārvietots uz pareizo projekta mapi Google Drive. Ja mape neeksistē, sistēma to izveido, balstoties uz projekta datiem.
• Datu sinhronizācija: Visa informācija (ceļu stāvoklis, pievešanas attālumi u.c.) tiek ierakstīta centrālajā datubāzē.

Rezultāts: Vadītājs vairs neveic failu kārtošanu. Atverot datoru, visi dokumenti jau ir savās vietās.

2. Problēma: Kavēta naudas plūsma necaurspīdīgu statusu dēļ

Mežizstrādē rēķinu var izrakstīt tikai tad, kad ir parakstīts nodošanas-pieņemšanas akts (DPNA). Ja vadītājs palaiž garām e-pastu ar aktu vai aizmirst to parakstīt, rēķina izrakstīšana aizkavējas, tieši ietekmējot uzņēmuma likviditāti.

Lielā projektu apjomā bija grūti operatīvi saprast: kurš projekts ir pabeigts, kuram trūkst paraksta un kurš jau ir apmaksāts.

Risinājums: Vizuālais vadības panelis (Dashboard)

Mēs ieviesām "luksofora" principu projektu pārvaldībā. Sistēma automātiski maina projekta statusu, balstoties uz mapē esošajiem dokumentiem:

• Sarkans indikators: Projektam tuvojas termiņš vai trūkst obligātas informācijas (piemēram, nav saņemta Tehnoloģiskā karte).
• Automātiska statusa maiņa: Tiklīdz mapē parādās "Darbu nodošanas akts" (DPNA), sistēma nomaina statusu uz "Jāparaksta".
• Atgādinājumi: Ja projekts ir pabeigts, bet rēķins nav izrakstīts, sistēma par to signalizē.

Tas ļāva uzņēmumam pāriet no reaktīvas darbības ("kurš projekts deg?") uz proaktīvu plānošanu.

3. Problēma: Manuāla atskaišu gatavošana (DIPA)

Katrs projekts noslēdzas ar Darbu izpildes pārbaudes akta (DIPA) sagatavošanu. Iepriekš tas nozīmēja informācijas kopēšanu no Tehnoloģiskās kartes uz Excel veidlapu – process, kurā viegli ieviest kļūdas (nepareizs cirsmas kods, sajaukts reģions).

Risinājums: Viena klikšķa ģenerēšana

Sistēmā integrējām dokumentu ģeneratoru. Tā kā sistēma jau sākumā ir nolasījusi visus datus no LVM dokumentiem (cirsmas kodu, reģionu, pievešanas attālumus), tā spēj sagatavot DIPA automātiski.

Vadītājam atliek tikai nospiest pogu "Sagatavot DIPA", un sistēma:

1. Paņem pareizo veidlapu (MPS vai Enerģētiskā koksne).
2. Ievieto visus nepieciešamos datus.
3. Saglabā failu projekta mapē un atver to pārbaudei.

Kopsavilkums

KM-DOCS projekts pierāda, ka automatizācija atmaksājas ne tikai lielās korporācijās, bet arī mazo un vidējo uzņēmumu segmentā, kur administratīvais resurss ir ierobežots.

Galvenie ieguvumi:

• Laika ietaupījums: Aptuveni 10 stundas nedēļā, kas iepriekš tika tērētas failu menedžmentam, tagad tiek veltītas uzņēmuma vadībai.
• Ātrāka naudas plūsma: Rēķini tiek izrakstīti uzreiz pēc darbu pabeigšanas, jo sistēma neļauj aizmirst par nepabeigtiem aktiem.
• Mērogojamība: Sistēma ir strukturēta un loģiska, kas ļauj nākotnē piesaistīt administratoru vai projektu vadītāju, viegli nododot darba pienākumus.