Projekti un Risinājumi
Projekta apskats: Automatizēta atskaišu sistēma brīvprātīgā darba atbalstam (Mentor Latvia)
Kā aizstājāt manuālu atskaišu rakstīšanu ar automatizētu anketu sistēmu, ietaupot brīvprātīgo laiku un samazinot kļūdas dokumentācijā.
Situācijas analīze
"Mentor Latvia" programma balstās uz brīvprātīgā darba principiem – mentori ziedo savu brīvo laiku, lai atbalstītu jauniešus. Tomēr arī šajā darbā nākas saskarties ar obligātu administratīvo slogu: katru mēnesi mentoram bija jāsagatavo un jāiesniedz oficiāla atskaite par veiktajām aktivitātēm.
Līdzšinējais process prasīja no mentoriem ne tikai atcerēties aktivitāšu detaļas, bet arī formatēt dokumentus, kas bieži noveda pie kļūdām un lieka laika patēriņa. Organizācijas pusē tas nozīmēja manuālu dokumentu pārbaudi un arhivēšanu.
Lai padarītu brīvprātīgo darbu patīkamāku un administrāciju efektīvāku, tika nolemts procesu digitalizēt.
1. Problēma: Mentoru laika patēriņš birokrātijai
Mentori vēlas pavadīt laiku ar jauniešiem, nevis nodarboties ar Word dokumentu noformēšanu. Manuāla atskaišu rakstīšana bieži tika atlikta uz pēdējo brīdi, radot stresu un kavējumus. Turklāt, katrs mentors dokumentu aizpildīja nedaudz atšķirīgi, apgrūtinot datu apstrādi.
Risinājums: Vienkāršota anketēšana
Izmantojot orgnizācijas esošo IT infrastruktūru, tika izveidota lietotājam draudzīga MS Office anketa, kas kalpo kā vienīgais datu ievades punkts. Mentoram vairs nav jādomā par dokumenta struktūru – viņš vienkārši atbild uz konkrētiem jautājumiem (datums, aktivitāte, ilgums, komentāri) savā telefonā vai datorā.
Rezultāts: atskaites iesniegšana aizņem dažas minūtes.
2. Problēma: Dokumentu noformējums un kļūdas
Manuāli veidotos dokumentos bieži ieviešas neuzmanības kļūdas – nepareizi datumi, izlaisti lauki vai formatējuma problēmas. Tas prasīja administratoriem sazināties ar mentoriem un lūgt labojumus, tērējot abu pušu laiku.
Risinājums: Automātiska dokumentu ģenerēšana
Mēs izstrādājām API risinājumu, kas saņem datus no anketas un automātiski ģenerē korekti noformētu .docx dokumentu. Sistēma:
- Paņem anketas atbildes.
- Ievieto tās oficiālajā veidlapā.
- Pārbauda, vai visi obligātie lauki ir aizpildīti.
- Nosūta gatavo datni mentoram e-pastā.
Mentoram atliek tikai pārbaudīt ģenerēto dokumentu, parakstīt to un nosūtīt atpakaļ.
3. Problēma: Datu necaurskatāmība un analīzes trūkums
Kad desmitiem mentoru iesniedz atskaites brīvā formā – e-pastos, Word dokumentos vai PDF failos – iegūt kopainu par programmas ietekmi ir praktiski neiespējams. Informācija ir "ieslēgta" atsevišķos failos, liedzot iespēju analizēt tendences, piemēram, cik stundas vidēji tiek pavadītas ar jauniešiem vai kādas aktivitātes ir vispopulārākās.
Risinājums: Strukturēti dati lēmumu pieņemšanai
Pāreja uz vienotu anketas formu ar standartizētām atbilžu iespējām (piemēram, aktivitāšu veidu izvēlne, nevis brīvs teksts) pārvērta haotisku tekstu strukturētos datos.
Tas organizācijai paver jaunas iespējas:
- Datu analītika: Iespēja reāllaikā redzēt statistiku par mentoru iesaisti un aktivitāšu intensitāti.
- Programmas uzlabošana: Balstoties uz datiem, identificēt, kāds atbalsts mentoriem nepieciešams, un pieņemt pamatotus lēmumus programmas attīstībai.
Kopsavilkums
"Mentor Latvia" projekts pierāda, ka arī nevalstiskajā sektorā tehnoloģijas var būtiski uzlabot procesu kvalitāti.
Galvenie ieguvumi:
- Mentoru pieredze: ietaupīts brīvprātīgo laiks un samazināts administratīvais slogs.
- Kvalitāte: vienots, bezkļūdu dokumentu standarts visām atskaitēm.
- Stratēģiskā vadība: Iespēja veikt padziļinātu datu analīzi, pateicoties standartizētai informācijas ieguvei.